La funcionalidad de publicación de recibos de sueldo permite importar en Comenius un archivo .pdf conteniendo un conjunto de recibos, a fines de enviar por mail a cada empleado el recibo que le corresponde. Opcionalmente también se pueden firmar electrónicamente los recibos.
Consideraciones para poder utilizar esta funcionalidad:
- debe contar con un sistema de liquidación de haberes que le permita exportar los recibos en formato .pdf.
- debe existir un único recibo por hoja (o el recibo y su copia en duplicado).
- se admite en un mismo archivo exportar recibos de distintas unidades educativas, inclusive si las mismas tienen diferente CUIT.
Habilitación de firma electrónica: para comenzar a utilizar la firma electrónica deberá primero realizar el procedimiento de aceptación de términos y condiciones.
Importar recibos en Comenius
- Exporte desde su sistema de liquidación de haberes todos los recibos deseados correspondientes a un cierto mes (no debe mezclar recibos de meses distintos). Los recibos deben encontrarse en formato .pdf. Si su sistema emite otros formatos, podrá convertirlo a pdf usando alguna impresora de .pdf o convertidor online (contáctenos en caso de necesitar ayuda).
- Acceda a la sección Importación de Datos > Recibos de Sueldo
- Haga click en el botón Importar Recibos de Sueldo.
- Seleccione el archivo en formato .pdf conteniendo los recibos e indique a qué mes y unidad/es educativa/s pertenecen.
- El sistema demorará unos segundos y procesará el archivo subido, haciendo lo siguiente:
- Separar cada página en un recibo de sueldo independiente.
- Identificar el CUIT de la persona presente en el recibo y buscar al empleado cargado en Comenius que coincida con ese CUIT (o con el DNI contenido en el mismo).
- Finalizado el procesamiento indicará la cantidad de recibos que pudo asociar automáticamente.
- Haciendo click sobre el nombre de archivo importado, podrá acceder al detalle del procesamiento efectuado.
Asociar recibos a empleados faltantes
Para los recibos que no se hayan podido asociar automáticamente porque no se encontró el empleado en Comenius:
- Cargar el empleado a través de la opción Sueldos > Empleados.
- Regresar a la pantalla de importación de recibos y seleccionar Reintentar Asociar Recibos.
- También puede acceder al detalle del archivo procesado y seleccionar el empleado manualmente.
Firmar recibos como empleador
En caso de que la funcionalidad de firma electrónica de recibos se encuentre activada para la unidad educativa, se deberá proceder a firmar los mismos preferentemente antes de enviarlos.
Sólo los RLs y Propietarios podrán firmar los recibos:
- Desde el listado de recibos de sueldo, presionar el botón Firmar.
3. Se mostrará la leyenda "Firmado" y la fecha de firma. Haciendo click sobre esta leyenda se podrá ver quién lo firmó y cuándo.
Enviar mail a los empleados (opcional)
Una vez asociados todos los recibos deseados, los mismos ya quedarán accesibles para los empleados a través de la web de Comenius (para aquellos que tengan usuario). No obstante, si lo desea, puede proceder al envío vía mail. Las direcciones a las cuales se enviarán son las que figuran en el detalle del archivo, al lado de cada recibo.
- Puede editarlas si lo desea.
- Presionar Notificar a los Empleados. En caso que quede algún empleado sin casilla de mail indicada, el sistema se lo informará para que pueda corregirlo.
- Cada empleado recibirá en su mail un link al recibo en formato .pdf, pudiendo visualizarlo online desde el navegador o descargarlo (sin necesidad de loguearse en Comenius). Tener en cuenta que los mails se envían con el logo de AIEPBA en su encabezado. Aún no realizamos envíos con el logo y estética del colegio.
Recordar firma a los empleados
En caso de utilizar firma electrónica de recibos mediante Comenius, se puede recordar a los empleados que procedan a firmarlos.- Acceder desde el listado de unidades educativas, a los recibos del colegio.
- Presionar Solicitar Firmas en la parte superior derecha de la pantalla.
- Seleccionar los empleados a los que se quiere envíar el mail recordando la firma. Haciendo click sobre el check que aparece como nombre de la columna se pueden seleccionar todos los empleados visibles en la página del listado.
- Presionar Solicitar Firma. Se enviará un mail a cada empleado pidiéndole el ingreso a Comenius para firmar el recibo.
Importante: para que un empleado pueda acceder a su recibo y firmalo, debe poseer usuario de la plataforma. Estos usuarios los puede crear el administrador de unidad educativa, siguiendo estos pasos.
Anular recibos
Ante algún caso de error, es posible anular recibos que fueron importados en Comenius. Estos recibos siguen siendo visualizados por los empleados pero se les agrega una marca de agua "Anulado" y una etiqueta indicando este estado.
Desde la importación de recibos, aparece la opción de anulación. Se permiten anular recibos inclusive cuando ya han sido enviados por mail o firmados por el empleado.
Si los recibos que están siendo anulados ya habían sido enviados por mail, el empleado recibe un correo informando esta situación. Adicionalmente si el empleado descarga el archivo visualizará la marca de agua "Anulado"
Importante: la operación de anulación no puede deshacerse. O sea que si ha anulado un recibo por error deberá volver a importarlo en la plataforma.
Preguntas frecuentes
El archivo que subo con los recibos, ¿debe respetar algún formato particular?
El archivo que importe debe respetar las siguientes condiciones:
- tener formato PDF;
- contener un recibo por cada página, con el cuit del empleado;
- contener recibos de un un único mes;
- puede tener recibos de 1 o más unidades educativas, con igual o distinto CUIT;
¿Qué hago si Comenius no pudo obtener los CUIT y asociarlos a los empleados?
En raras ocasiones puede suceder que el sistema de liquidación de haberes que se usa para emitir los recibos genere un formato de archivo PDF que en vez de contener texto contenga una imagen del recibo. En esos casos Comenius no puede leer el contenido del archivo, por ende le es imposible extraer el CUIT del empleado.
Si sospecha que está teniendo este inconveniente, por favor comunicarse vía chat de soporte indicándonos cuál es el archivo que tiene el problema y el nombre del aplicativo de liquidación de sueldos utilizado, para que podamos evaluar su caso e indicarle cómo proceder.
¿Qué sucede si al momento de enviar los mails no tengo todas las casillas cargadas?
Comenius sólo enviará los recibos a aquellos empleados que tengan mail ingresado. Podrá luego subsanar esta situación ingresando las mismas y volviendo a presionar Notificar a los Empleados. En este caso Comenius sólo notificará a aquellos empleados que no fueron notificados previamente.
¿Está disponible sólo para personal docente?
No, es para todos los empleados de la unidad educativa a los cuales les desee enviar su recibo por esta vía. Tenga en cuenta que los deberá tener cargados en la sección Empleados de Comenius.
Para el caso que el colegio procese sus mecanizadas en la plataforma, esta carga se hace de manera automática para aquellos docentes que vienen en mecanizada.
¿Se puede personalizar el mail con el logo o colores del colegio?
Por el momento no proveemos esta funcionalidad. El mail es enviado con el formato de Comenius y el logo de la asociación, como el resto de las comunicaciones que se emiten desde la plataforma. En un futuro evaluaremos esta opción.
Me gustaría hacer una sugerencia, ¿cómo debo proceder?
Puede contactarnos vía chat de Comenius, de lunes a viernes de 10 a 18 hs.